Co decyduje o tym, że windykacja należności prowadzona przez firmę jest skuteczna? Jakie decyzje i działania należy podjąć, by zarządzanie należnościami, monitoring i windykacja spełniały swoją rolę i zabezpieczały płynność finansową firmy? Czy polityka kredytowa i limity sprzedaży wystarczą, by ochronić się przed utratą należności?

Celem monitoringu i windykacji należności jest zapobieganie powstawaniu opóźnień w płatnościach i odzyskiwanie należności przeterminowanych na drodze polubownej (by ograniczyć czas i koszty obsługi należności), jak również sądowej i egzekucyjnej, gdy windykacja polubowna nie przyniesie oczekiwanego efektu. Głównym celem tych działań jest zabezpieczenie płynności finansowej firmy, skrócenie okresu spływu należności i zmniejszenie kwoty należności nieściągalnych.

Od czego więc zależy skuteczność monitoringu i windykacji? Od działań podejmowanych na wcześniejszych etapach zarządzania należnościami. Im lepiej opracowana polityka kredytowa firmy, im dokładniejsze procedury weryfikacji kontrahentów, tym łatwiej utrzymać dyscyplinę płatniczą wśród klientów i dbać o bezpieczeństwo finansowe firmy.

Co zatem wpływa na kondycję portfela należności Twojej firmy? Działania prewencyjne poprzedzające podjęcie decyzji o powstaniu wierzytelności, ostrożne kształtowanie warunków współpracy, kontrola kontrahentów i ich wierzytelności, monitorowanie należności nieprzeterminowanych oraz skuteczna windykacja. Skuteczna oraz efektywna kosztowo.

Główną zasadą zarządzania należnościami jest to, że im krótszy jest czas odzyskiwania należności, tym niższe są koszty ich obsługi. Dlatego tak ważny jest monitoring należności, który pozwala na kontrolę ich spływu i szybką reakcję w przypadku problemów ze strony klientów.

Proces windykacji składa się z kilku zasadniczych etapów:

  • monitoring należności przeterminowanych,
  • windykacja polubowna,
  • windykacja sądowa,
  • postępowanie egzekucyjne.

Przejdźmy jednak do praktycznych aspektów zarządzania należnościami. W jaki sposób możesz sprawdzić efekty swoich działań? Istnieje kilka wskaźników, które pomagają ocenić skuteczność zarządzania należnościami:

  • cykl należności w dniach,
  • udział należności przeterminowanych w należnościach ogółem,
  • średnia wartość należności windykowanej oraz należności odzyskanej,
  • wskaźnik kosztów windykacji,
  • średnia kwota kosztów przypadających na jedną windykowaną należność.

Działania prewencyjne, monitoring i windykacja polubowna pozwalają Twojej firmie utrzymać płynność finansową bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów, związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej lub egzekucyjnej. Tym bardziej warto zadbać o jakość działań podejmowanych na wczesnych etapach zarządzania należnościami, regularnie zlecać audyt należności i przegląd procedur windykacyjnych pod kątem ich skuteczności i efektywności kosztowej.